ИТ-активы компании составляют достаточно большую часть капитальных затрат (CAPEX), и отсутствие управления ими влечет за собой неэффективное расходование средств и ресурсов. Без какого-либо управления не обходится ни одно ИТ-подразделение, вот только выбор способа его реализации у всех разный. Рассмотрим примеры неэффективной реализации и способы ее повышения. Подробнее на сайте https://u-connect.ru.
Неэффективное управление активами
Без приобретения, эксплуатации и списания ИТ-активов не обходится ни одна компания – это процесс, который внедряется в первую очередь и существует на протяжении всего жизненного цикла предоставления любой ИТ-услуги.
Часто он состоит из следующих стадий:
– звонок от пользователя с просьбой установить новое оборудование или ПО;
– поиск на складе необходимого актива или доступной лицензии в таблице на компьютере администратора;
– если оборудование или лицензия найдены, они устанавливаются пользователю, о чем делается пометка в журнале о выдаче;
– если оборудование или лицензия не найдены, то на бумажку или в файл записывается запрос для включения в следующую закупку;
– во время плановой инвентаризации производится ручной поиск и сопоставление того, что выдано, и того, что осталось на складе;
– если по какой-либо причине в журнал не были внесены соответствующие записи, процесс инвентаризации затягивается на несколько дней;
– когда наступает момент плановой закупки активов, ИТ-специалисты производят поиск всех запросов (почта, файлы и таблицы, стикеры и т. п.), закупку у поставщика, отгрузку активов на склад;
– документально это фиксируется только счетами-фактурами, которые в большинстве случаев остаются в бухгалтерии.
Такой способ управления активами очень неэффективен:
Он не дает представления о всех имеющихся активах компании.
Не позволяет использовать все активы, так как про некоторую часть из них ИТ-специалисты могут не знать.
Не обеспечивает 100%-ное использование активов, так как отсутствует контроль за их эксплуатацией.
Усложняет процесс закупки и формирования бюджета из-за отсутствия централизованной базы запросов; не защищает от лишних закупок.
Увеличивает время исполнения запроса пользователя на установку или изменение актива, ухудшает качество предоставляемых услуг.
Управление таким активом, как лицензии на программное обеспечение, несет в себе дополнительную ответственность по своевременному продлению, контролю за количеством имеющихся и использованных лицензий, хранению ключей продуктов и учетных записей облачных сервисов.
Помимо лицензий ПО, нематериальными активами также являются сервисные и гарантийные контракты, договоры на потребляемые (связь, интернет, обслуживание оргтехники) и оказываемые (аренда ИТ-инфраструктуры, предоставление технических условий и т. п.) услуги. Плохое управление ими может привести к дополнительным расходам из-за несоблюдения SLA по оказываемым услугам, прекращению гарантии из-за отсутствия планового сервисного обслуживания, отключению от интернета и телефонии.